הנהלת חשבונות

הנהלת חשבונות

הנהלת חשבונות הינו תחום העוסק ברישום ותיעוד פעולות חשבונאיות של העסק בחיי היום יום. הנהלת החשבונות בעסק הינו כלי חובה מכוח חוקים שונים לרבות חוק החברות, חוקי מס ועוד. כמו כן, פקודת מס הכנסה קובעת כי כל עסק חייב לנהל את הנהלת חשבונותיו בהתאם להוראות ניהול פנקסי חשבונות. הוראות אלו מפרטים אלו ספרי הנהלת חשבונות נדרש העסק לנהל בהתאם לסוג והיקף פעילותו.

2. שיטות להנהלת חשבונות:

הנהלת חשבונות חד צידית:

הינה הנהלת חשבונות בה רושמים אך ורק הוצאות או הכנסות בעסק הנהלת חשבונות חד צידית הינה הנהלת חשבונות חלקית ותפקידה לתת תמונת מצב חלקית בעסק – הכנסות והוצאות בלבד.

הנהלת חשבונות כפולה:

הינה הנהלת חשבונות מלאה (שמקורה איטלקי – והיא נקראת "השיטה האיטלקית") בה נרשמות כל הפעולות הפיננסיות בעסק ותפקידה לתת תמונת מצב כוללת בעסק – הוצאות, הכנסות, נכסים והתחייבויות.

1 . הוראות ניהול ספרים

הוראות ניהול ספרים קובעים את המסגרת החוקית שקבע המחוקק לכל נישום, בהתאם לסוגו שעליו הוא הצהיר בעת פתיחתו. הוראות אילו מחייבות ואינן ניתנות לשינוי . נישום אשר מחמת אופיו, היקפו או נסיבותיו של עסקו מבקש הקלות בניהול מערכת החשבונות לפי הוראות אלה, יפנה לפקיד השומה בבקשה מנומקת שבה יפרט את ההקלות המבוקשות. קיום נכון של הוראות אילו מאפשר להגיש דוחות מהימנים לרשויות המס. ללא קיום נכון של ההוראות הנ"ל ניתנת האפשרות לפקיד השומה (נציג מטעם הרשויות) לקבוע כי ספרי העוסק פסולים ולכן לדעתו יש לקבוע שומה אחרת.

להלן רשימת התיעודים העיקריים שיש לנהל :

שובר קבלה

תעוד פנים שהוא שובר קבלה ייערך לכל תקבול בנפרד, ויכלול –
(1) מספר עוקב;
(2) שם הנישום ומספר תעודת הזהות או מספר החברה במשרד רשם החברות, או מספר האגודה השיתופית במשרד רשם האגודות השיתופיות, או מספר הרישום כעוסק לצורך מס ערך מוסף, לפי חוק מס ערך מוסף, תשל"ו-1975;
(3) תאריך;
(4) שם המשלם ומענו, להוציא מקרים של מכירות קמעוניות במזומן; היה מענו של המשלם ידוע לנישום – אין חובה לציינו;
(5) סכום התקבול;
(6) מהות התקבול, או ציון החשבון שאותו יש לזכות;
(7) חתימת המקבל, אלא אם כן נשלחה נקבלה כמסמך ממוחשב.

חשבונית מס

תעוד פנים שהוא חשבונית ייערך לכל מכירה או מתן שירות בנפרד, או למספר מכירות לאותו לקוח ויכלול –
(1) שם הנישום ומענו ומספר תעודת הזהות או מספר החברה במשרד רשם החברות, או מספר האגודה השיתופית במשרד רשם האגודות השיתופיות, או מספר הרישום כעוסק לצורך מס ערך מוסף, לפי חוק מס ערך מוסף, תשל"ו-1975, הכל בדפוס;
(2) התאריך;
(3) מספר תעודת המשלוח ותאריכה, פרט אם החשבונית נערכה בשלב משלוח הטובין;
(4) שם הלקוח ומענו, להוציא מקרים של מכירות קמעוניות במזומן, אלא אם כן על המכירה חל מס ערך מוסף בשיעור אפס או שהמכירה פטורה מהמס האמור; היה מענו של הלקוח ידוע לנישום – אין חובה לציינו;
(5) תיאור הטובין המאפשר זיהוי סוג הטובין, או תיאור השירות; לגבי טובין המפורטים בנספח ג' שבסעיף 36 יצויין שם היצרן ומספר סידורי של המוצר המוטבע על המוצר על ידי היצרן;
(6) היחידה שלפיה נמדדת הכמות;
(7) הכמות;
(8) מחיר היחידה, למעט מקרים שבהם לא נהוג לקבוע מחיר היחידה;
(9) סכום החשבונית.

לשאר התיעודים ראה הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ג-1973.